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24.失敗した時の準備をしよう

何を基準に「成功」、「失敗」を判断するか

私の好きな「そもそも論」的な部分なのですが、あなたがイベントを主催する時、もしくは何かしら役割を持って主催側としてイベントに参加している時、その『役目が失敗した時の準備』をしてますか?
失敗しないための大切なポイントがここにも隠されています。

ポイントを知るためには、まず
イベントの成功や失敗が何を基準に決定するか?
これを決めておく必要があります。(または知っておく必要があります。)

誰かの思い通りに事が進んだから成功。
思い通りの結果にならなかったから失敗?
もしそうであるなら誰かとは誰?
その思い通りとはどんなこと?
そもそもの基準を決めておかないと、成功や失敗の基準がどこにあるのかぼやけてくるためです。

イベントは主催者の目的があって初めて開かれます。
参加者や来場者は、それぞれ自らの思い、目的を持って会場にいます。
イベントに向けられているこの三者の思い全てが同じ方向を向いているわけではないということです。

主催は当初の目的を果たすことが大切であって、その途中過程(例えば運営方法が想定していた通りに間違いなく遂行できない。時間通りに始められない。屋外で雨が降っってきたので催事を一時中止した等)を当初の予定通りにやり遂げるということではありません。

トラブルへの事前準備と、トラブル発生後の対処

失敗しないために失敗した時の準備をやっておくということは、想定外の事態が発生した時の対応方法をあらかじめに設定しておくということです。
そしてその指示内容をいつでも発令できるようにしておくということです。

事前の準備があれば、仮にトラブルが発生してもそれ以上大きなトラブルへ発展することが格段に減ります。
初期対応のスムーズな対応が効をなし、表向きはトラブルになっていない。
そういう事例は非常に多く思えます。

人は自分に降りかかる不利益は比較的リアルに想像でき、回避行動をとろうとします。
初めてイベントを主催する方、経験の少ない方は「失敗しないため」を考える際に、「失敗した時どう対応するか」と考えた方が、現実的なバックアップ体制を思いついたり用意できるかと思います。

複数回繰り返されるような催事の場合は、本番中に写真や不測の事態の発生リストなどの記録を取っておき、イベント終了後に必ずそれらを共有し正式な記録に残していくと、回を重ねる毎にイベントのクオリティ上がり高い満足度を提供することができます。
可能であれば、次回はどのようにすると良いか。といった内容までを記録しで来ていると、なお良いと思います。

イベントは多くの関連事項が絶妙なバランスで成り立っています。
参加者や来場者が各々の目的を達成できることが、主催側の成功に近づくことは間違いありません。
失敗、ミスが発生した時のためのバックアップを一つでも発見、対策を行い素敵なイベントになることを願っています。

レジリア
代表 西 高一郎

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